Беспорядок в цифровых коммуникациях все чаще становится не только проблемой для сотрудников, но и серьезным вызовом для управления бизнесом. В условиях постоянной гонки за результатами и минимизацией временных затрат, компании часто оказываются поглощены быстрыми и удобными решениями, которые на первый взгляд не вызывают опасений. Однако этот хаос в коммуникациях постепенно «подтачивает» управляемость, создавая угрозы для корпоративной безопасности, эффективности и даже репутации компании.

Часто рабочая коммуникация в обычной российской компании выглядит как настоящий зоопарк мессенджеров. Сотрудники переписываются по проектам в корпоративной почте, отправляют документы через Telegram, ловят срочные правки в WhatsApp и связываются с клиентами через личные номера телефонов. Уволившихся сотрудников не удаляют из групповых чатов, что позволяет им продолжать получать ценную информацию, которая в будущем может оказать серьезное влияние на бизнес.

Эта ситуация — прямое следствие стремления бизнеса идти по пути наименьшего сопротивления, используя удобные и привычные инструменты для общения. В большинстве случаев компания не предпринимает усилий для регулирования использования мессенджеров, что приводит к развитию так называемого «зоопарка» коммуникационных сервисов. Этот термин описывает хаотичный набор разрозненных мессенджеров или других цифровых инструментов, которые, как правило, не предназначены для корпоративного использования.

Мессенджеры, такие как WhatsApp и Telegram, хорошо знакомы большинству сотрудников, они просты в использовании, быстры и не требуют дополнительных согласований с руководством. Все это способствует их популярности среди работников, однако такие инструменты не дают должного уровня безопасности и контроля, необходимых для ведения бизнеса. И вот результат: конфиденциальная информация компании может быть утеряна или украдена, а утечка данных через мессенджеры становится одним из самых распространенных способов нарушения безопасности.

Исследования, проведенные центром мониторинга внешних цифровых угроз ГК «Солар», показывают, что 35% утечек конфиденциальной информации происходит именно через мессенджеры. Эта цифра достаточно тревожна, особенно если учесть, что в настоящее время законодательство по защите данных ужесточается. Например, с 1 марта 2023 года госсектору, медицинским и финансовым учреждениям запрещено использовать иностранные мессенджеры для передачи платежных документов и персональных данных. Нарушение этого запрета может привести к серьезным штрафам — для должностных лиц до 100 000 рублей, для юридических лиц — до 700 000 рублей. А с 2025 года вступает в силу новый закон (ФЗ-41), который запрещает компаниям, в том числе банкам и маркетплейсам, вести переписку с клиентами через иностранные мессенджеры. Это еще больше ограничивает возможности для использования популярных, но не защищенных сервисов.

Кроме того, хаос в цифровых коммуникациях приводит к упадку операционной управляемости. Ведь собирая статистику по проектам или измеряя уровень клиентского сервиса, невозможно точно оценить ситуацию, если все это разбросано по личным чатам сотрудников, и никакой централизованный контроль не ведется. Руководители часто имеют доступ лишь к поверхностному уровню информации, а внутренние процессы могут оставаться скрытыми, увеличивая так называемую «скрытую» стоимость бизнеса. Из-за путаницы в чатах могут теряться важные данные, и руководство не всегда может отслеживать, какие документы были отправлены и когда.

Особую проблему представляют увольнения сотрудников. Менеджеры, которые использовали для работы личные мессенджеры и номера телефонов, могут, не будучи удаленными из групп, продолжать получать информацию, к которой они больше не должны иметь доступа. В худшем случае они могут даже «унести» с собой клиентов, которые привыкли работать через эти каналы связи. Это приводит к реальным потерям для компании, не говоря уже о возможном ущербе для репутации.

Основная причина подобных проблем — человеческая природа. Люди стремятся использовать самые удобные и привычные инструменты для решения ежедневных задач. Мессенджеры, такие как WhatsApp и Telegram, позволяют обмениваться сообщениями и файлами за несколько секунд, а видеозвонки можно начать всего в два клика. Это создает соблазн использовать эти сервисы, несмотря на их слабую защиту и отсутствие корпоративных функций. Жесткие запреты на использование популярных мессенджеров не всегда помогают, так как сотрудники могут найти способы обхода таких ограничений. Они могут создавать временные чаты, закрытые группы или даже заводить вторые телефоны и ноутбуки, чтобы продолжать работать по своим привычным схемам.

Что же делать компаниям, чтобы минимизировать риски и сохранить контроль над коммуникациями? Единственной возможной стратегией является создание безопасной корпоративной среды для общения. Прежде всего, стоит внедрить специализированные инструменты для бизнес-коммуникаций, которые будут соответствовать требованиям безопасности, обеспечивать защиту данных и централизованный контроль. Важно обучать сотрудников и внедрять политику, которая мотивирует их использовать только официальные сервисы для работы, а также ограничивать доступ к личным мессенджерам в рабочее время.

Кроме того, необходимо предусмотреть систему контроля за доступом к информации. В случае увольнения сотрудника, его аккаунты должны быть немедленно удалены из рабочих групп, а доступ к важной информации заблокирован. Это позволит минимизировать риски утечек и утраты данных.

Внедрение корпоративных мессенджеров и настройка системы безопасности — это не просто меры для защиты бизнеса от утечек и штрафов, но и способ повысить управляемость, улучшить операционные процессы и укрепить доверие среди клиентов. В конечном итоге такие шаги помогут компании не только повысить безопасность, но и улучшить внутренние процессы, обеспечив более прозрачную и эффективную работу всей команды.